Mire kellenek neked a grafikonok és a diagramok? Arra, hogy nyomon tudd követni, hogy áll a vállalkozásod anyagi helyzete, hogy állnak a bevételeid és a kiadásaid. Persze mondhatod, hogy azt a számokon is látod, de egy trendet sokkal egyszerűbb egy színes grafikonon megjeleníteni, mivel azon kiszúrod egy másodperc alatt, ha bármi probléma van. A számokban könnyű elkavarodni és pontosan a lényeget nem tudod kiszúrni, ha csak számadatokat nézel.

Mire tudod használni konkrétan a grafikonokat és a diagramokat?

Fussuk át először azt, mire is érdemes használnod ezeket a könnyen elkészíthető ábrákat.

  1. Pénzügyi kimutatások

Amit a könyvelőd is mindig elkészít, az a mérleg és az eredménykimutatás, amiből az első a vagyoni helyzetedet mutatja meg, a második pedig azt, hogy mennyire volt eredményes a vállalkozásod az éven (kivéve, ha kata adózást választottál, akkor a bevételi nyilvántartás). Nem árt, ha van cash-flow elemzésed is, ami a pénzed ki- és beáramlását mutatja, de sajnos ezt sokan nem vezetik.

  1. Táblázatokból készített grafikonok, amik a vállalkozásod működésével kapcsolatosak

Például egy kisboltnál nagyon hasznos, ha az árukról vannak napi frissítésű táblázatok, mert szinte kidobja neked az excel, hogy miből érdemes rendelned. Tudom, hogy vannak erre megfelelő programok, de nagyon sok kisvállalkozó ezeket se nem ismeri, se nem használja, a kockás füzet pedig már elavult egy kicsit.

A termékek fogyásmennyiségéről pedig átlátható, egyszerűen elkészíthető grafikon tudsz készíteni, amiből rögtön látod, mi volt akár az adott napon, hónapban vagy évben a legkelendőbb és a legkevésbé kelendő terméked. Ezekből az adatokból hosszú távú következtetést vonhatsz le további működésedre tekintettel.

  1. Szállítók és számláik

Nagyon fontos témakör! Mindig tudnod kell, kitől mit és mennyit vásároltál és mikor kell azokat kifizetned. Ezeket a legegyszerűbb egy táblázatban vezetned. Diagramot és kimutatást tudsz készíteni ezekről, hogy mennyi a tartozásod, kitől mennyit rendeltél – ez segítségedre lehet egy áralkunál is, hiszen nagy mennyiségű folyamatos rendelések esetén nagyon engedményt tudsz kiharcolni.

  1. Munkaidő, munkabér és járulékok

Ha te bejelentve dolgozol a cégedben, esetleg vannak további alkalmazottjaid, kötelező vezetned munkaidő-nyilvántartást. Tudnod kell, ki túlórázott, ki volt szabadságon, ki volt beteg, esetleg ki kért előleget. Ezekre az adatokra mindenképp szükséged van a bér kiszámításához.

Ezeknek az adatoknak a vezetését is táblázatban tudod megtenni. A munkabérekről és a hozzájuk kapcsolódó adókról és járulékokról érdemes egy grafikont készítened, azonnal fogod látni egész évre előre, hogy mikor mennyit kell fizetned. Ez nagyon fontos a pontos tervezésnél és a pénz megfelelő beosztásához is segítséget nyújt.

Diagram

Nézzük meg milyen grafikonokat és diagramokat tudsz alkalmazni

Most tekintsük át, mik a lehetőségeid, milyen grafikonok léteznek, és melyiket mire érdemes használni.

  • oszlopdiagram

Ezek a diagramok akkor hasznosak, ha az egyik tengelyen időpontokat szeretnél látni, pl,: melyik hónapban mennyit adtál el a fő termékeidből.

Egy másik esetben használhatod, ha két dolgot szeretnél összehasonlítani, pl.: az alkalmazottjaid milyen mennyiségben értékesítettek a termékeidből egy adott időszak alatt.

Wikipédia: https://hu.wikipedia.org/wiki/Oszlopdiagram

  • sávdiagram

Nagyon hasonlít az oszlopdiagramra, de itt az oszlopok vízszintesen helyezkednek el. Nagyjából ugyanarra tudod használni, mint az oszlopdiagramot, attól függ, neked melyik a szimpatikusabb.

  • vonal típusú diagram

A vonaldiagram egy olyan ábra, ahol az adott pontok össze vannak kötve. Általában arra tudod használni őket, hogy időbeli változásokat mutasson meg neked, pl.: melyik hónapban mennyi volt a bevételed és mennyi volt a kiadásod – az egyik vonal a bevétel, a másik a kiadás és azonnal le tudod vonni a szükséges következtetéseket.

  • kördiagram vagy tortadiagram

Arra való, hogy egy egész részeit ábrázold, tehát az egyes tételek arányát mutatja a teljes egészhez viszonyítva, pl.: a negyedéves vagy havi adatok az egész évhez viszonyítva, tehát az egész kör az évet jelenti és minden negyedév vagy minden hónap más színű és más nagyságú – azonnal látni fogod, melyek a legjobban és melyek a kevésbé jól teljesítő időszakaid. Egy másik példa: ábrázolhatod a nagy beszállítóidat kördiagrammon és azonnal kitűnik, kitől milyen arányban rendeltél termékeket.

Wikipédia: https://hu.wikipedia.org/wiki/K%C3%B6rdiagram

Most készítsünk egyszerűen és gyorsan egy pár diagramot!

A diagramjaid elkészítésében úgy tudok segíteni neked, hogy lépésről-lépésre képek segítségével megmutatom, hogyan tudsz elkészíteni egy diagramot ingyen, gyorsan és egyszerűen.

 

Először mindenképpen szükség lesz adatokra, amikből elkészítjük a diagramunkat. Legyenek ezek az adatok havi bevételek, amit felviszünk egy excel táblába.s.

Alapadatok excelben

Ezután ki kell jelölni a táblázatot. Általában itt szokott a hiba előfordulni, ugyanis nagyon fontos, hogy csak azokat az adatokat jelöld ki, amiket ábrázolni akarsz. Jelen esetben a táblázat címét és az összesen sort nem kell kijelölni, csak a hónapokat és a hozzájuk tartozó összegeket.

Ha megvan a kijelölés, kattintsunk a felső sorban a Beszúrás menüpont alatt arra a diagramtípusra, amin ábrázolni szeretnénk az adatainkat. Először próbáljuk ki az oszlop- vagy sávdiagramot.

Grafikon kiválasztása

Kattints arra a típusra, ami tetszik neked. Ezután a felső sorban látsz még elég sok hasonlót, azok közül is nyugodtan választhatsz.

Át tudod írni a grafikon címét, oda húzhatod a grafikont, ahová akarod, kiválaszthatod, hogy látszanak-e az adatok az oszlopok fölött vagy sem, átszínezhetsz mindent, stb.

 

Így egy választás oszlopdiagramra:

Oszlopdiagram

 

Itt egy másik választás sávdiagramra:

Sávdiagram

 

A megadott adatokat kördiagramon is ábrázolhatjuk:

Kördiagram

Ha vonaldiagramot szeretnénk használni, annak úgy van igazán értelme, ha nemcsak bevételi, de kiadási adataink is vannak, így vegyünk fel egy kiadás oszlopot a táblázatunkba. Ezután jelöljük ki a táblázatot úgy, mint az elején és a vonaldiagram kis ikonra kattintsunk a Beszúrás fülön.

Vonaldiagram

 

Vagy akár térbeli vonaldiagramot is készíthetünk:

Vonaldiagram térben

Rengeteg beállítási lehetőség van még, de már ezekből is láthatod mennyire egyszerű elkészíteni egy diagramot. Valóban csak pár kattintás az excel-ben és máris sok minden kiderül, amit számok nézegetésével csak hosszú idő alatt tudnánk kisilabizálni.

Remélem segítettem és ezután te is szívesen alkalmazod majd a grafikonokat és a diagramokat.

Sok siker kívánok az első diagramod elkészítéséhez!

Ha még sincs kedved vagy időd a diagramok készítésével bajlódni és az értelmezésüket elvégezni, viszont nagyon kíváncsi lennél egy-két dologra a céges adataiddal kapcsolatban, vagy szükséged lenne az adatokat egy prezentációban bemutatni mondjuk a bankodnak egy hitelfelvételhez – keress nyugodtan. Átbeszéljük mit szeretnél látni, én pedig elkészítem a számodra szükséges grafikonokat.

Ha kimaradt volna, az előzőekben egy kérdőív elkészítéséről volt szó, olvasd el az arról szóló blogcikket, ha érdekel: Online felmérés összeállítása

Keress, ha segíthetek!

Kevesebb adminisztráció, kevesebb stressz!
Please follow and like us:
E-mail
Instagram