Mit is jelent a virtuális asszisztencia vagy virtuális adminisztráció?

Nagy divatja van manapság mindennek, ami virtuális. Ez nem jelenti azt, hogy mindenki tisztában van vele, mit is takar a virtuális asszisztens fogalom. Minek is ez tulajdonképpen?

A virtuális asszisztens, mint vállalkozó más vállalkozóknak végez magas szinten adminisztratív, szakmai, kreatív szolgáltatásokat. Ezeket a szolgáltatásokat nem a vállalkozó telephelyén végzi, hanem akár bárhol a világon – ezért virtuális.

A virtuális asszisztens tehermentesíti a vállalkozókat azáltal, hogy elvégzi helyettük az adminisztrációs, a szervezési és ügyintézési munkákat, támogatja a vállalkozást. Nem alkalmazott, hanem üzleti partnert, aki megbízási szerződés alapján dolgozik.

Ki és miért alkalmazzon virtuális asszisztenst?

Minden vállalkozónak vannak „nemszeretem” adminisztratív feladatai, amik „csak viszik az időt”. Ezeket sajnos nem lehet megúszni, valakinek mindenképpen el kell végeznie, különben a vállalkozás látja kárát. Viszont ezek nem olyan feladatok, melyeket mindenképpen az ügyvezetőnek vagy magának a vállalkozónak kell elvégeznie – ezek kiadható feladatok. Amíg ezeket más megcsinálja, a vállalkozó foglalkozhat a cég valóban fontos ügyeivel.

Ezek az adminisztratív, szervezési, stb. feladatok ritkán tesznek ki annyi időt, hogy egy vállalkozó ezért valakit felvegyen és 8 órában foglalkoztasson. Ráadásul ebben az esetben nemhogy az alkalmazott bruttó bérét ki kell fizetnie, még a bérére rakódó adókat is be kell fizetni az államkasszába. Pedig gyakran előfordul, hogy az alkalmazottnak napi 1-2 óra feladata van és a többi időt „csak valahogy eltölti”.

Ekkor sokkal jobb és észszerűbb döntés egy virtuális asszisztenssel szerződést kötni. Neki csak a szerződéses díjat kell kifizetnie – természetesen az elvégzett munkáért cserében, és a kiállított számlát le is lehet írni költségként. Ebben az esetben annyit fizet a vállalkozó, amennyi munkát elvégeztek neki. Nincs szabadság, táppénz, költségtérítés, cafetéria, stb, amit az alkalmazott felé bizony állni kell.

Nem kell fenntartani külön irodát vagy irodarészt az adminisztrátor részére. Nem kell asztalt, széket, számítógépet, nyomtatót, programokat, internet hozzáférést, stb. venni az alkalmazott adminisztrátornak, ha virtuális asszisztenssel kötsz szerződést, hiszen ő mindent magának vesz meg.

Azt sem kell elfelejteni, ha esetleg nem lenne a vállalkozó elégedett az adott asszisztenssel, akkor a következő munkára már mással köthet szerződést. Egy alkalmazottól megválni és újat keresni a helyére korántsem ilyen egyszerű és gyorsan megoldható probléma.

VA feladatok

Milyen feladatokat lehet rábízni egy virtuális asszisztensre?

Röviden bármilyet, amihez ért. Valójában ahány virtuális asszisztens, annyiféle szolgáltatási paletta létezik. Érdemes szétnézned, ha asszisztensre van szükséged, hogy a számodra megfelelő szakértelemmel bíró asszisztenssel köss szerződést.

Néhányat azért felsorolok a feladatok közül, tényleg csak felsorolás szinten:

személyi adminisztráció jellegű feladatok

  • írásbeli dokumentumok előkészítése, szerkesztése
  • árajánlatok elkészítése, szelektálása
  • e-mail-ek kezelése
  • partneri kapcsolatok ápolása
  • határidők egyeztetése, ellenőrzése
  • utazás- és rendezvénysze

céges adminisztratív feladatok

  • dokumentumok készítése, szerkesztése, kezelése
  • adatbázisok készítése, kezelése
  • előadások, bemutatók készítése
  • kérdőívek készítése, adatainak elemzése
  • internetes kutatás
  • utazás- és rendezvényszervezés, csapatépítő tréning szervezése
  • recepciós feladatok
  • könyvelési előkészítő feladatok, számlázás, könyvelés
  • HR feladatok
  • online marketing asszisztensi feladatok
  • közösségi média asszisztensi felada
A megoldás egy virtuális asszisztens.

Hogyan és hol találjon egy vállalkozó megfelelő virtuális asszisztenst?

  1. Nézzen szét a facebookon. Elég sok asszisztens van fent, de akár csoportokat is találhat. A csoportokba kiírhatja milyen problémája van, milyen feladatokban lenne szüksége segítségre és rengetegen fognak jelentkezni.
  2. Írja be a google keresőbe: virtuális asszisztens. Elég sok találatot fog kapni. A weboldalakon a számára szimpatikus asszisztensekkel fel tudja venni a kapcsolatot és akár több helyről tud egyazon feladatra árajánlatot bekérni. Persze érdemes tartózkodni attól, hogy mindig a legolcsóbbat válassza, mert az nem biztos, hogy a megfelelő, de ezt már mindenki eldönti magában.
  3. Az instagramon is sok asszisztens található meg. Oda is kiírják az elérhetőségeiket. Ha közösségi média feladatok elvégeztetésében lenne szüksége segítségre a vállalkozónak, érdemes a virtuális asszisztens saját posztjait is megnézni, hogy megfelelő színvonalúak-e a posztok, megfelelnének-e az ő elvárásainak is.
  4. Sokan nem gondolnák, de a pinteresten is rá lehet keresni a virtuális asszisztensekre, néhányan már ott is elérhetőek.
  5. Természetesene a Linkedln-en is már többen fent vannak.
  6. Nem utolsó sorban megnézhetik az én honlapomon is a szolgáltatások menüpontot.
Kevesebb adminisztráció, kevesebb stressz!
Please follow and like us:
E-mail
Instagram