Megéri kiszervezni azokat a szolgáltatásokat, melyeket egy virtuális asszisztens is el tud végezni helyetted

Az USÁ-ban már több mint 10 éve létezik a virtuális asszisztens szolgáltatás, hazánkban az utóbbi pár évben tűnt fel. Nagyon sokan még most sem hallottak róla, ezért azt mutatom be, hogyan is működik ez az óceánon túl és milyen feladatokat látnak el Amerikában a VA-k, mely feladatokat szervezik ki az ottani cégek. Az outsourcing szó ma már nálunk is elterjedt, kiszervezést jelent magyarul. Igénybe vettem segítségként: Rob Rawson cikkét, aki nagyon szépen összefoglalja a kinti helyzetet – itt tudod eredetiben elolvasni.

Szembetűnő különbség lesz, hogy náluk mindenféle feladatot VA-ként látnak el, míg itthon azt, ami már komolyabb szaktudást igényel, szakértőként végzik a hozzáértők. Persze az árak kint is a feladatoknak megfelelően alakulnak. Akkor lássuk a kitekintést!

A virtuális asszisztens szolgáltatások kulcsfontosságú összetevői annak, hogy a startupok és a korai stádiumban lévő vállalatok elinduljanak. Vállalkozóként szuperhős vagy, legalábbis szereted azt hinni. Egy idő után szükséged lehet rá, hogy kezdd egy kicsit elengedni a kormányt.

Hozz létre egy 3-as listát, hogy azonosítsd mindazt, amit kiszervezhető feladatnak tartasz

Kisvállalkozás tulajdonosaként vagy egyéni vállalkozóként, több száz feladatod van, amelyeket a nap vége előtt teljesítened kell. Minden, a könyveléstől kezdve a közösségi média menedzsmentig, kisvállalkozás tulajdonosaként sokféle falat kerül naponta a tányérodra.

Chris Ducker, a ChrisDucker.com virtuális vezérigazgatója és kiadója azt javasolja minden vállalkozónak, hogy hozzon létre egy „3-as listát a szabadsághoz” a vállalkozói siker érdekében. Ez a három dolog segít hatékonyabban felhasználni az idődet, és ezzel növelheted a termelékenységedet.

Íme a három dolog, amit le kell írnod:

  1. Írj olyan dolgokat, amiket utálsz csinálni.
  2. Írj olyan dolgok, amiket nem tudsz megtenni.
  3. Írj olyan dolgokat, amiket nem szabad csinálni.

Az első nagyon egyszerű: írd le minden nap, hogy mit nem szeretsz csinálni a vállalkozásodban. Ez bármi lehet a könyveléstől az adminisztrációig.

A második dolog: olyan feladatokat írj le, melyeket el kell végezned a vállalkozásodban, de nincs bennük tapasztalatod. Ezek a közösségi média marketingtől kezdve, a szövegíráson át a grafikai tervezésig terjedhetnek.

Végül Ducker szerint a harmadik pont alapjaiban változtatja meg a vállalkozásodat, és az életedben is gyökeres változásokat hoz. Szóval őszintén kérdezd meg magadtól: mit ne csináljak? Ne felejtsd el, hogy nem vagy szuperhős.

Ducker szerint ez lényegében az útvonalterv ahhoz, hogy szerződést köss egy virtuális asszisztenssel.

Mik azok a virtuális asszisztens szolgáltatások – miket lehet kiszervezni?

Virtuális asszisztens szolgáltatások

És hogyan tudnak segíteni neked?

A virtuális asszisztens szolgáltatások az utóbbi pár évben jelentősen növekedtek. A virtuális asszisztens (más néven VA) foglalkozás vonzó: rugalmas munkaidő, távmunka, versenyképes fizetés és több idő jut a családra.

A VA egyaránt növelheti vállalkozása méretét és lecsökkentheti a vállalkozó munkahetének óraszámát. A kisvállalkozók számos előnyt kaphatnak egy VA-sel kötött szerződéstől: nincsenek alkalmazottakkal kapcsolatos kiadások, nincs külön irodahelyiség és nincsenek gondok az állásidővel. Egyszerűen fizetnie kell a VA-knak a szolgáltatásaikért, amelyeket a szerződésük feltételei szerint végeznek el.

Üzleti szakértők úgy vélik, hogy egy professzionális és megbízható VA nagyon fontossá válik a csapat számára olyan, mint egy állandó alkalmazott, és így is kell kezelni. Amikor megvan a bizalom, a VA-k hirtelen szerves részévé válnak a szervezetnek, és ekkor veszed észre vállalkozóként, hogy gyémánt került a kezedbe.

Előfordulhat, hogy túlterhelt vagy feladatokkal és felelősséggel is, különösen akkor, ha egy 1-5 főből álló céget vezetsz. A körültekintő döntés egy VA felvétele lenne, de egyes vállalkozások úgy érzik, hogy ez költséghatékonyan nem kivitelezhető.

Itt a 7 legfontosabb feladat, melyeket kiszervezésükkel átadhat egy virtuális asszisztensnek óránként kevesebb, mint 4.000 Ft-ért:

  1. Általános virtuális segítség (recepciós feladatok)
  2. Tartalomírás
  3. Keresőoptimalizálás (SEO) és digitális marketing
  4. Közösségi média
  5. Webfejlesztés
  6. Audio és videó szerkesztés
  7. Vegyes

Fontos felismerni, hogy egy VA valószínűleg nem fogja tudni elvégezni az összes kiszervezhető feladatot, hiszen minden területhez másfajta szakértelem és tapasztalat szükséges. Neked kisvállalkozóként olyan virtuális asszisztenst érdemes választanod, akinek szerteágazó tudása van és problémamegoldó gondolkodásmódja, így több területen lesz képes segíteni a vállalkozásodat.

A virtuális asszisztensek olyan feladatokat fognak elvégezni helyetted, melyek általában megölik a vállalkozók idejét, így időd nagyobb részében már a vállalkozásod növelésére fogsz tudsz összpontosítani.

Lényegében a VA-k időt takarítanak meg, és az idő fontos árucikk az üzleti életben (és az életben)

1. feladat: Általános virtuális segítség (recepciós feladatok)

Recepciós feladatok

A munkaerőköltségekhez hasonlóan az adminisztratív költségek is jelentős terhet jelentenek a kisvállalkozások számára, mind időben, mind erőforrásokban mérve.

Az adminisztráció – e-mail-ek, bérszámfejtés, számlázás, értékesítési jelentések és ügyfélszolgálat – csökkenti azt az időtartamot, melyben egy alkalmazott vagy akár a kisvállalkozó az üzlet egy másik fontos részére koncentrálhat. Ide illeszkedik be a VA.

A VA-t kifejezetten az ilyen típusú feladatok elvégzésére alkalmazzák, és általános virtuális irodai feladatokkal látják el. Az ilyen különféle munkák elvégzésével a vállalkozók növelhetik termelékenységüket és elősegíthetik a kisvállalkozások új magaslatokba való emelkedését.

  • Könyvelési és bérszámfejtési feladatok: számlák rendszerezése, kézi számlák szkennelése, kapcsolattartás a könyvelővel, jelenléti ívek összesítése, órák kiszámítása, költségek összeadása, útnyilvántartás vezetése
  • Recepciós feladatok: hívások fogadása, hangposták lehallgatása, ügyfélkapu kezelése, postázási feladatok, fizikai levelek szkennelése, rendszerezése
  • Adatbázis építése, karbantartása és frissítése (értékesítés, kapcsolattartók, CRM, stb.)
  • Banki feladatok, például számlák fizetése, pénzátutalás, bankkivonatok összesítése, továbbításuk a könyvelőnek
  • Számlák kiállítása és kiküldése az ügyfeleknek
  • Heti jelentések készítése, iktatása és bemutatása az értékesítésről, a teljesítésekről, az órákról és a feladatokról
  • E-mail-ek ellenőrzése, az ügyfelek kérdéseinek megválaszolása, spam kezelése
  • Üdvözlőkártyák, meghívók, hírlevelek és köszönőlevelek készítése és kiküldése
  • Fontos események naptárának összeállítása, frissítése és kezelése
  • Találkozók ütemezése ügyfelekkel, vállalkozásokkal és értékesítőkkel
  • Felhőalapú fiókok megrendelése és karbantartása (DropBox, OneDrive, Google).
  • Árajánlatok készítése, bekért árajánlatok összesítése
  • Részvétel a pályázati anyagok elkészítésében
  • PDF fájlok konvertálása, egyesítése és felosztása
  • Képzési kézikönyvek készítése új alkalmazottak vagy távmunkások számára
  • Dokumentumok összeállítása kézzel írt vázlatokból, faxokból és diktálásokból
  • Űrlapok, kérdőívek, felmérések létrehozása az ügyfelek visszajelzéseihez
  • Dokumentumok és egyéb irodai anyagok lektorálása, korrektúrázása
  • Grafikonok készítése táblázatokból

2. feladat: Tartalomírás

Tartalomírás

Az egyik legnagyobb tévhit az, hogy bárki írhat tartalmat, ideértve a tartalommarketingeket is. Ez a hiedelem valótlan, ezért sok tartalommarketing projekt kudarcot vall. Mint bármi más, a tartalomírás is egy művészeti forma, és általában író vagy marketing szakértő végzi, aki képes megtervezni és végrehajtani egy tartalommal kapcsolatos kampányt. Más szavakkal, egy grafikusnak vagy webfejlesztőnek nem kellene elvállalnia blogbejegyzések, sajtóközlemények vagy hírlevelek írását.

Egy kiváló tartalomíró tudni fogja, hogyan kell írni egy adott közönségnek, hogyan kell írni konzervatív, mégis vonzó hangnemben, és hogyan lehet a lényeget kifejteni anélkül, hogy több bekezdést kellene teleírni mindenféle lényegtelen töltelékkel.

  • Cikkek és blogbejegyzések készítése
  • Vendégblogolás
  • Sajtóközlemények és hírlevelek összeállítása
  • Tartalommarketing anyagok, például infografikák, összefoglalók és e-book-ok készítése
  • Brossúrák megtervezése és azok tartalmának elkészítése
  • Kiterjedt útmutatók és az iparral kapcsolatos könyvismertetők közzététele
  • Szerkesztett cikkek írása és beküldése újságokba és weboldalakra
  • Listák (listacikkek) létrehozása az iparral kapcsolatos kérdésekről
  • Válaszadás a vállalkozás blogján tett megjegyzésekre
  • Ipari források megkérdezése mélyreható jelentés készítéséhez a piacról
  • Interjú a korábbi ügyfelekkel esettanulmányok összeállítása céljából

3. feladat: Keresőoptimalizálás (SEO) és digitális marketing

Keresőoptimalizálás (SEO) és digitális marketing

Már van weboldalad. Van terméked. Vannak terveid a jövőre nézve. Ez nagyszerű, de az első kettőre is szükség van, hogy magához vonzza a figyelmet és elismerést szerezzen a jövőbeli terveid megvalósítása érdekében.

A SEO-val és a digitális marketinggel kapcsolatos tapasztalatokkal rendelkező VA felbecsülhetetlen értékű a vállalat számára. A megfelelő VA növelheti a webes forgalmadat, az értékesítési számaidat és a márkád jelenlétét a megfelelő SEO és digitális marketing technikák és stratégiák segítségével.

  • SEO és web marketing stratégia fejlesztése, frissítése és optimalizálása
  • Kulcsszókutatás elvégzése a weboldalad számára és blogelemzés elkészítése
  • Landing page elkészítése és beállítása
  • Versenytársak részletes elemzése (célzott kulcsszavak, rangsorolt tartalom, SEMRUSH kulcsszókutató eszköz ismerete és használata, mely azonosítja a versenytársak legjobb kulcsszavait)
  • Webhelytérkép és webmestereszközök ismerete és használata
  • Linképítés a kampány elején és folyamatosan elegendő számú link generálása
  • Saját honlapon kívüli optimalizálás: hozzászólás más blogokhoz, részvétel fórumokon és üzenőfalakon, valamint válaszadás a nyilvánosság számára a YouTube-on és a híroldalakon
  • A Google Analytics heti és havi jelentéseinek figyelemmel kísérése; a weboldalad forgalmának nyomon követése
  • Reklámok (bannerek, grafikák stb.) megtervezése és megfelelő, nagy forgalmú webhelyek megtalálása azok elhelyezésére
  • Új e-mail lista építése, e-mail-es hírlevelek és promóciós példányok létrehozása
  • Emlékeztető e-mail-ek és automatikus válaszok létrehozása és átalakítása, módosítása a válaszaránynak megfelelően
  • Logók, e-book borítók, fejlécek, ikonok és egyéb grafikai elemek tervezése
  • Tartalommarketing céget vagy kiadót keresni eredeti tartalom közzétételéhez
  • Médiaügynökségek és influencerek felkutatása

4. feladat: Közösségi média

Közösségi média

2020-ban a vállalkozások az USÁ-ban 70%-kal növelték közösségi média kiadásaikat, főképpen a mobil marketing területén. A közösségi média marketing elengedhetetlenné vált a vállalkozások növekedése szempontjából. Mivel a cégek hirdetési keretük nagy részét erre a területre használják fel, nem akarnak többet költeni, mint amennyi feltétlenül szükséges erre a területre.

Egy közösségi média érzékkel rendelkező VA tudni fogja, hogyan lehet elérni, hogy a vállalkozásra felfigyeljenek, bejegyzéseihez hozzászóljanak, a közönség kinyilvánítsa tetszését (like gomb) és megosszák bejegyzéseiket. Egyszerűen fogalmazva: nem csupán hashtag-elni (#) tudnak.

Vállalkozóként azt gondolhatod, hogy elég egyszerű a Twitter-en írogatni és felkelteni a figyelmet a közösségi médiában. De ez nem igaz, és nem szabad arra fordítani az értékes idődet, amiről igazán nincs túl sok fogalmad. Hagyd ezt a feladatot a VA-ra, és időt és pénzt takaríthatsz meg.

  • Közösségi médiafiókok létrehozása a Facebook-on, a Twitter-en, a Google +-on, az Instagram-on, a Pinterest-en, a LinkedIn-en, …
  • Profilok részletes kidolgozása és linkek beillesztése a cég weboldalába
  • Bejegyzések írása, szerkesztése és megosztása a közösségi hálózatokon (tartalom létrehozási stratégia szükséges hozzá, ha nem akarsz csak úgy össze-vissza mindenféle eredmény nélkül posztolgatni)
  • Közösségi média audit elvégzése: alapos elemzés készítése a forgalomról, megosztásokról és megemlítésekről
  • A cég versenytársainak figyelése a közösségi médiában rangsorok, online láthatóság és kulcsszavak rangsorolása alapján
  • Annak biztosítása, hogy a kisvállalkozás mobil közösségi stratégiával rendelkezzen a teljes optimalizálás érdekében
  • A nap legfontosabb hashtag-beszélgetéseinek felkutatása és annak kiderítése, hogy azok illeszkednek-e a cég üzeneteihez és marketing céljaihoz
  • Kapcsolat a közönséggel: válasz a megkeresésekre, a releváns információk megosztása, köszönet az ügyfeleknek a megemlítésekért és a vásárlásokért, valamint a promóciók közzététele
  • Minden közösségi médiafiók rendszeres frissítése
  • Pinek készítése a Pinterest számára
  • Közösségi médiában indított verseny vagy kihívás levezénylése
  • Fotók feltöltése a Flickr-be, a Pinterest-re és az Instagram-ra a marketing stratégia részeként

5. feladat: Webfejlesztés

Webfejlesztés

Bár a tartalomkezelő rendszerek (CMS) jelentősen megkönnyítették egy weboldal indítását, vállalkozásod webfejlesztését egy tapasztalt szakemberre érdemes bízni, aki ezt tanulta.

A webfejlesztés csak az elmúlt 10 évben nagymértékben fejlődött, és a kódolási szempontok sokkal összetettebbek lettek, mint régen.

Jó, ha a veled szerződött VA el tud készíteni egy olyan honlapot, ami megfelel az alábbi elvárásoknak:

  • Gyors betöltés
  • Könnyű, felhasználóbarát kezelés
  • Üzleti és elérhetőségi adatok megfelelő módon való feltüntetése
  • Jó navigációs rendszer
  • Jó helyezései vannak a keresőkben

Ezeket a célokat könnyű felvázolni, de elérni már annál nehezebb.

  • WordPress-webhelyek tervezése, kivitelezése és fejlesztése (ha még nincs üzleti honlapod)
  • Technikai támogatás nyújtása kódolással a WP weboldalain
  • A WP bővítmények és sablonok telepítése, testreszabása és frissítése
  • A weboldal sértetlenségének megőrzése, a funkcionalitás, a biztonság és a hibaelhárítás fenntartása
  • Egy rendszer telepítése és támogatása, amely a pénzügyi tranzakciókat lebonyolítja, előfizetési rendszer kiépítése, fenntartása
  • Webes alkalmazások és programozási nyelvek, például HTML, CSS, JavaScript, JQuery és API-k beépítése a cég honlapjába
  • A felhasználói felület, a böngészők közötti kompatibilitás, az általános webfunkciók és szabványok megértése
  • Címkék és képek hozzáadása a webhely és a blog bejegyzéseihez
  • Rendszeres biztonsági másolatok készítése az adatvesztés megelőzése érdekében
  • Online űrlapok létrehozása a tartalom beküldéséhez, az ügyfelek visszajelzéséhez vagy érdeklődéséhez
  • Annak ismerete, hogy miként kezdje el az affiliate marketinget használni és annek bevezetése, hogy hasznot hozzon a cég számára
  • A megfelelő linkek létrehozása, figyelése és kezelése az affiliate marketing kapcsán

6. feladat: Audio és video szerkesztés

Audio és video szerkesztés

Mára már a YouTube és a Microsoft némileg megkönnyítette a hang- és videószerkesztést. De ez csak a nagyon leegyszerűsített hangfelvételekre és videókra vonatkozik. Ha szeretnél javítani a podcast vagy a YouTube videóid minőségén, akkor jobb szoftvert és felszerelést kell használnod. Értened kell a használatukhoz, szerkesztésükhöz, különben nem fogsz tudni kiemelkedni a tömegből és nem fogsz tudni megfelelő minőséget nyújtani.

Egy cég által foglalkoztatott VA, aki tisztában van a fentiekkel – még akkor is, ha gyenge felszerelésed van –, webináriumaidat és podcast-jeidet elképesztő megjelenésűvé és hangzásúvá képes tenni, és képes leszel ezzel kiemelkedik a tömegből.

  • Alapvető videószerkesztés: intrók és outrók összekapcsolása, grafika és zene bevitele
  • Fájlok feltöltése a YouTube-ra, a DailyMotion-ra, Vimeo-ra, …
  • Hangfájlok szerkesztése a háttérzaj eltávolításával és a hangerő növelésével
  • Általános ismeretek az audio és video berendezésekről (kamerák és mikrofonok)
  • A felvételek vágása, durva és végleges vágások készítése
  • Podcast-ok rögzítése, szerkesztése és beállítása, valamint beillesztése a weboldalra
  • Alapvető grafikai feladatok megvalósítása és szerkesztése Photoshop és más képszerkesztő szoftverek segítségével

7. feladat: Vegyes feladatok

Vegyes feladatok

Néha csak ad-hoc dolgokat kell elvégezned az irodában. Ez bármi lehet, az értekezleteken történő jegyzeteléstől az irodai tárgyak megvásárlásáig. Egy idő után rájössz, hogy sok időt fordítasz nem alapvetően fontos feladatokra, amivel ártasz a vállalkozásodnak, mivel elveszed az időt a termelékenységtől.

Itt van, amit Alec Bowers az Abraxas Solutions-től elmondott a Huffington Postnak:

“Akkor vált világossá számomra, amikor a magánéletem feladatai elkezdték zavarni a cégemben egyre gyarapodó feladatok elvégzését. Korábban nem volt akkora probléma – de miután a feladatok mennyisége átlépett egy határt, kompromisszumot kellet kötnöm, hogy vagy a munkámat végzem el, és akkor elhanyagolom a magánügyeimet vagy fordítva.

Szerencsére most a magánügyeim nagy részét és néhány céges feladatot átruházhatok az asszisztensemre, ezek olyan feladatok voltak, amik rabolták az időmet.”

A VA elvégzi ezeket az általános feladatokat, miközben pénzt takarít meg neked. Ez azért van, mert nem kell alkalmazottat foglalkoztatnod, aki sokkal többe kerülne, mivel nagyon magasak egy alkalmazott bérköltségei és az utána fizetendő járulékok.

  • Jegyzőkönyvek készítése az ülésekről, majd erről egy részletes dokumentum összerakása
  • Hangposta, videó vagy hang, podcast-ok és értekezlet-felvételek átírása
  • Toborzás potenciális csapattagok, alvállalkozók vagy szabadúszók keresésére
  • Álláshirdetések elhelyezése honlapokon, beérkezett önéletrajzok áttekintése és a megfelelő jelöltekkel való kapcsolatfelvétel
  • Az álláspályázók meghallgatása és az általuk leadott referenciák leellenőrzése
  • Céges alkalmazottak, virtuális alkalmazottak vagy szabadúszók képzése
  • Fontos adatok, statisztikák és tények kutatása találkozókhoz, prezentációkhoz vagy blogokhoz
  • Általános ügyintézés az irodában, beleértve az eszközök online vásárlását, az irodai partik helyszínének és menetének megszervezését és a takarítási szolgáltatás bérlését
  • A nyers adatokból részletes jelentés készítése és ezekből a jelentésekből PowerPoint előadás szerkesztése
  • Előadások, prezentációk elkészítése és lebonyolítása
  • Szállodák keresése, repülőjegy foglalás és üzleti útvonalak megszervezése
  • Figyelje és számoljon be az ipar legújabb fejlesztéseiről és változásairól a vállalkozás fejlődése érdekében
  • Dokumentumok gyűjtése az adóbevallások elkészítéséhez
  • Hozzon létre egy üzleti szintű online projektmenedzsment rendszert
  • Projektek kezelése: alvállalkozókkal való kapcsolattartás, jelentések elküldése e-mail-ben, online naptárak használata és a vezetők figyelmeztetése a határidőkre
  • Ajándékkártya vagy köszönőlevél küldése ügyfeleknek ünnepnapokon és évfordulókon
  • Technikai támogatás megadása az ügyfélszolgálat képviselőinek, banki kérdések stb.
  • Az alkalmazottak, alvállalkozók hátterének, hitelének és rendészeti ellenőrzésének lefolytatása
  • Céges iroda vezetése, kitűzött célok megvalósításának ellenőrzése, hogy az alkalmazottak a számukra járó bónuszokat megkaphassák
  • Üdvözlő és búcsúcsomagok összeállítása mind az ügyfelek, mind az alkalmazottak részére
  • Szakmai szakértők felkeresése és kapcsolatfelvétel podcastok-ban és webes szemináriumokon való részvétel céljából
  • Javaslatok és ajánlások, amennyiben a cég nem teljesíti a havi, negyedéves és éves célokat
  • Ügyfél-visszafizetések intézése
  • Ügyfélszolgálati jelentések készítése az ügyfélszolgálati igényeknek megfelelően

Záró gondolatok

Ma minden vállalkozás megpróbálja minimalizálni a költségeket és növelni a nyereséget. Az alkalmazottak költségeinek további emelkedése miatt – bérek, juttatások, adók és biztosítások – megvalósíthatóvá vált, hogy a cég a feladatainak nagy részét virtuális segítségnyújtási szolgáltatókra bízza.

Határozottan érthető, ha aggódik egy virtuális asszisztens felvétele miatt. Azt gondolhatja, hogy megbízhatatlanok, vagy nem fogják elvégezni a munkát a vállalt áron. Esetleg az elvállalt feladatokat továbbadja más alvállalkozóknak. Ezek mind ésszerű aggodalmak.

Vessen egy pillantást azonban a VA Networking nemrégiben végzett felmérésére , amely képet festett arról, hogy milyen a tipikus VA: házas, gyermekei vannak, főiskolai végzettségű, teljes munkaidőben dolgozik (heti 40 óra), 1-7 ügyfelet tart fenn, a többség nem adja ki a feladatokat alvállalkozóknak, és nagyon alacsony a forgási sebességük, azaz a virtuális asszisztensek lecserélése nagyon ritka.

Ez a fajta szakember nem kockáztatja meg az ügyfelek elvesztését silány munkával és félrevezető cselekedetekkel.

Ha hatékony költségekkel szeretnéd bővíteni vállalkozásodat, akkor a VA a megoldás.

Kiszervezhető feladatok az USA-ban
Kevesebb adminisztráció, kevesebb stressz!
Please follow and like us:
E-mail
Instagram