Milyen feladatokat takar a könyvelés előkészítése? Mit kell ezen érteni? Miket kell elvégzeni? Ki csinálja? Miért jó az a vállalkozónak, ha valaki elvégzi helyette? Miért jó a könyvelőnek?

Mit takar a könyvelés előkészítése?

Röviden az összes könyveléssel kapcsolatos dokumentum összegyűjtése, rendszerezése és eljuttatása a könyvelőhöz.

A dokumentumok összegyűjtését nem úgy kell érteni, hogy ömlesztve bedobod az összeset egy nagy borítékba és kész. Ezzel semmit nem segítettél a könyvelődnek, sőt, lehet hogy még össze is gyűrted őket.

Érdemes beszélni az adott könyvelővel, hogy ő hogyan szeretné, milyen csoportosításban megkapni a számlákat. Amennyiben nem mond semmit, én a következőket ajánlom.

Első lépésben érdemes szétválogatni a dokumentumokat a következők szerint:

  • kiállított számlák (sok könyvelő még most is kinyomtatva kéri a gépi számlákat – ez van) – külön átutalásos, külön készpénzes számlák
  • befogadott számlák – külön átutalásos, külön készpénzes számlák
  • pénztárbizonylatok
  • bankkivonatok (ezt már el szokták fogadni elektronikusan is)
  • minden egyéb dokumentum – Nav, önkormányzati levelek, stb.

Második lépésben a szétválogatott számlákat rakd időrendi sorrendbe.

Harmadik lépésben ezeket a bizonylatokat – amennyiben nem elektronikusak – érdemes beszkennelni. Hozz létre a gépen minden hónapra egy mappát és a szkennelt és elektronikus pénzügyi dokumentumokat gyűjtsd ott. Arra is fontos odafigyelned, hogy milyen nevet adsz ezeknek a fájloknak, pl. cégnév-teljesítés vagy kiállítás dátuma-számla tárgya. Ha így nevezed el őket, nagyon könnyen meg fogod találni, amikor valamire szükséged van.

Negyedik lépésben nézd át egyesével a számlákat, hogy lehet-e tudni (vagy el lehet-e olvasni), hogy mit adtak vagy vettek tulajdonképpen. Amennyiben ez nem derül ki, érdemes kideríteni – a könyvelő úgyis meg fogja kérdezni – és ceruzával a hátuljára ráírni, miről is szól az a számla tulajdonképpen.

könyvelés előkészítése - 1

Ötödik lépésben érdemes egy excel táblát készítened az átadott számlákról, amelyben az alábbi adatokat javaslom feltüntetni:

  • sorszám
  • számla száma
  • vevő vagy szállító neve
  • kiállítás dátuma
  • teljesítés dátuma
  • számla tartalma – konkrétan mit vett vagy adott el a cég
  • nettó összeg
  • ÁFA százaléka
  • ÁFA összege
  • bruttó összeg
  • megjegyzés

Ez azért is jó, ha megvan, mert a jobb könyvelő irodákban a számlákat átveszik. Egy kinyomtatott excel táblával a bizonylatokat egy pillanat alatt egyeztetni lehet. Így biztosan nem lesz abból probléma, hogy megkapta azt a bizonyos dokumentumot a könyvelő vagy sem, és nem lehet egymásra ujjal mutogatni.

Hatodik lépésben archiválni kell a számviteli bizonylatokat. Ezt elég megtenni egy évben egyszer, de akkor mindenképpen érdemes. Fontos tudni, hogy a számviteli bizonylatokat minimum 5 évig meg kell őrizni. Az nem kifogás, hogy elromlott a gép, leégett az iroda, stb, ez a NAV-ot nem fogja érdekelni. Erre fel kell készülni. Ma már egy jó megoldás a Google Drive-on tárolni őket – megbízható és mindenki hozzáférhet, akinek jogot adtok hozzá.

Miért jó a vállalkozónak, ha valaki elvégzi helyette a könyvelés előkészítését?

Sok vállalkozónál tapasztaltam, hogy a kocsi kesztyűtartójában, a ülés előtt a földön, begyűrve ide-oda „tárolják” a számlákat. Sok esetben ezért összegyűrődve, elszakadva, olvashatatlanul, akár hónapokkal később kerülnek a könyvelőhöz, mint amikor kellene.

Ez a könyvelőnek nagyon rossz, sokszor csak tippel, mi lehet a számlán. Lehet erre legyinteni, de ha ti nem tisztelitek a könyvelőtöket – aki sokszor tud segíteni adóoptimalizálási helyzetekben –, akkor ő is így fog hozzátok állni. Hasznos mondás, hogy egy cég csak akkor fog jól működni, ha van egy jó könyvelője és van egy jó ügyvédje. Ez csak akkor igaz, ha a ti hozzáállásotok is megfelelő.

A lényeg, hogy azért jó, ha valaki ezt a feladatot elvégzi helyettetek, mert rendszer lesz a számviteli dokumentumaitok között és nem kell ezzel az általában unalmas és nemszeretem feladattal foglalkoznotok. Ha ezt a feladatot egy olyan ember végzi, aki még ért is a számvitelhez, akkor ez a teendő teljesen kikerül a feladatlistátokból és elég sok időtök szabadul fel, amit a vállalkozásotok fejlesztésével tölthettek.

könyvelés előkészítése - 2

Miért jó a könyvelőnek, ha könyvelésre előkészített anyagot kap?

Átláthatóbbá válik a cégetek. Sokkal könnyebb dolga lesz a könyvelőtöknek. Nem lesz ideges, mert már megint az utolsó utáni pillanatban kapja meg a bizonylataitokat.

Ez miért jó nektek? Nem kapkodva fogja lekönyvelni a számláitokat, nem fog titeket magában szidni, és sokkal-sokkal segítőkészebben fog hozzátok állni.

Gondolom sokan szoktátok a könyvelőtöket keresni ilyen-olyan kérdésekkel. Amennyiben a hozzáállásotok megfelelő felé, biztos vagyok benne, hogy át fogja gondolni a válaszokat a kérdéseitekre, sőt még utána is fog nézni az adott témában az aktuális dolgoknak és részletes, érthető tájékoztatást fogtok kapni. Ellenkező esetben csak kaptok egy sablon választ és már le is lesztek rázva.

Még egy dolgot fontosnak tartok megjegyezni: minden hónapban juttasd el – ha lehet hónap elején – az előző havi céges bizonylataidat a könyvelőhöz. Senki nem szereti, ha ömlesztve kap meg például egy negyedévet. Sokan vannak úgy, hogy 3-4 havonta elviszik a bizonylatokat és azt gondolják, 5 perc múlva már meg is tudják, mennyi ÁFÁ-t kell fizetniük. Ez nem így működik. Minden egyes bizonylatot egyesével meg kell nézni, ez elég sok időt igénybe vesz.

Érdemes tehát időt szánni a könyvelőtökkel való kapcsolattartásra, mert ti jöhettek ki pozitívan a helyzetből.

Remélem tudtam egy kicsit segíteni. Ha szeretnétek ezt a feladatot kiadni egy külsős asszisztensnek, keressetek nyugodtan.

 Sok sikert kívánok a számviteli dokumentumaid rendszerezéséhez! Csináld, megéri!

Amennyiben segítségre lenne szükséged más témában, böngéssz az oldalamon a blog menüpontban.

Kevesebb adminisztráció, kevesebb stressz!
Please follow and like us:
E-mail
Instagram