Melyek azok a részletező nyilvántartások, melyeket az alapnyilvántartáson túl vezetned kell?

Folytassuk a nyilvántartások vezetésének témáját. Az előző cikkemben átnéztük, hogy melyek azok az alapnyilvántartások, amelyeket egyéni vállalkozóként neked vagy a könyvelődnek vezetnetek kell és hogy miért is van ezekre szükség. Most folytassuk a részletező nyilvántartásokkal.

Részletező nyilvántartások

A teljeskörűségnek a biztosítása miatt fontos, hogy minden gazdasági esemény rögzítésre kerüljön a nyilvántartásokban. Ha a választott alapnyilvántartásban nem mutatható kis egy-egy gazdasági esemény, akkor kötelező azt az eseményt a részletező nyilvántartásokban rögzíteni. Tehát nem vagy köteles az összes ezután bemutatott nyilvántartást vezetni, csak azokat kell, amik a jövedelmed megállapításához szükségesek.

Ezek a következők:

• vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása
• szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása
• tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása
• beruházási és felújítási költség nyilvántartása
• értékpapírok, értékpapírra vonatkozó jogok nyilvántartása
• munkabérek, személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása
• gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás)
• hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott, átvett áruk nyilvántartása
• egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartása
• selejtezési nyilvántartás
• leltár
• alvállalkozói nyilvántartás
• szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása

1. Részletező nyilvántartás:

Vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása

Az áruszállításból, szolgáltatás teljesítéséből származó követeléseket – tehát azt az összeget, ami neked a munkádért jár – időrendben kell felsorolnod. Amikor kifizetik neked a munkád értékét, akkor azt is be kell írnod a nyilvántartásba.

Vevők nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• számla száma és kelte
• vevő neve
• számla végösszege és a felszámított ÁFA külön
• kiegyenlítés módja
• kiegyenlítés dátuma
• kiegyenlítés összege

2. Részletező nyilvántartás:

Szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása

Itt minden befogadott számlát szerepeltetned kell. A beérkezett számlákat naponta kell rögzítened, tehát az időrendet be kell tartanod.

Szállítói nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• számla száma és kelte
• szállító neve
• számla végösszege és a levonható ÁFA külön
• kiegyenlítés módja
• kiegyenlítés dátuma
• kiegyenlítés összege

3. Részletező nyilvántartás:

Tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása

A tevékenységedhez használt saját tulajdonodban lévő tárgyi eszközökről, nem anyagi javakról külön kell nyilvántartást vezetned. Erre azért van szükség, mert ez alapján lehet az értékcsökkenési leírásokat megállapítani. Ha valamely eszközödet eladod, megsérül, tönkremegy, ellopják, le kell selejtezni, stb., akkor azt az eszközt ebből a nyilvántartásból ki kell vezetned. A nem anyagi javak a vagyoni értékű jogot, szellemi terméket, a praxisjogot az orvosoknál, vagy a kísérleti fejlesztés aktivált értékét jelenti.

Tárgyi eszközök nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• a tárgyi eszköz, a nem anyagi javak megnevezése
• gép, berendezés esetén a gyártó neve, a gyártás éve és a gyártási szám
• a használatbavétel (üzembe helyezés) időpontja
• az eladás, selejtezés vagy megsemmisülés időpontja
• az értékcsökkenési leírás kulcsa
• az értékcsökkenés kiszámításának módosult alapja
• az előző évek értékcsökkenésének halmozott összege
• az adóévben költségként érvényesíthető értékcsökkenés összege
• tárgyi eszköz, nem anyagi javak nettó értéke (ekkor az értékcsökkenés összegét már figyelembe kell venned)
• a kisvállalkozói kedvezmény igénybevételének adóéve és összege

4. Részletező nyilvántartás:

Beruházási és felújítási költség nyilvántartása

A tárgyi eszközök és a nem anyagi javak üzembe helyezésének időpontjáig felmerülő költségekről egyedi nyilvántartást kell vezetni. Ennek az az értelme, hogy ez képezi az értékcsökkenési leírás alapját és szükség van rájuk, a vállalkozói osztalékalapot módosító tételeknél is.

Beruházási és felújítási költség nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• tárgyi eszközök, nem anyagi javak megnevezése
• beruházási költségek összege: külön időpontonként és összesen is
• vállalkozói osztalékalapból levont összeg: külön időpontonként és összesen is
• üzembe helyezés időpontja
• beruházási költség az üzembe helyezés időpontjában
• beruházási költségek összesenje, amit a vállalkozói osztalékalapból levontak az üzembe helyezés időpontjáig
• felújítási költségek időrendben az üzembe helyezést követően
• értékcsökkenési leírás módosítási időpontjai időrendben
• értékcsökkenési leírás módosított alapja
• eladás, selejtezés vagy megsemmisülés időpontja
• kisvállalkozói kedvezmény idénybevételének adóéve és összege

5. Részletező nyilvántartás:

Értékpapírok, értékpapírra vonatkozó jogok nyilvántartása

Értékpapírok nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• értékpapírkód
• értékpapír megnevezése
• értékpapír típusa
• értékpapír fajtája
• kibocsátó neve, székhelye
• kibocsátás időpontja
• értékpapír névértéke
• értékpapír megszerzésének időpontja
• értékpapírra vonatkozó jogra történő utalás (vételi, jegyzési, eladási jog)
• értékpapír megszerzésére fordított érték: bizonylatának sorszáma, teljesítésének időpontja, összege
• értékpapírra fizetett hozam és megszerzésének időpontja, összege
• átruházás időpontja
• átruházáskor megszerzett bevétel megszerzésének időpontja és összege
• átruházásból származó jövedelem összege

Értékpapírra vonatkozó jogok nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• jog megnevezése
• értékpapírkód
• értékpapír megnevezése
• értékpapír típusa
• értékpapír fajtája
• kibocsátó neve, székhelye
• kibocsátás időpontja
• jog megszerzésének időpontja
• jog alapítójának neve, állandó lakhelye vagy székhelye
• jog megszerzésére fordított érték
• bizonylatának sorszáma
• teljesítésének időpontja
• összege
• jog átruházásának időpontja
• jog átruházására tekintettel megszerzett bevétel
• jog átruházása révén megszerzett jövedelem
• megszerzés időpontja
• összege
• jog gyakorlásának időpontja

6. Részletező nyilvántartás:

Munkabérek, személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása

Munkabérek és járulékaik nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• magánszemély neve, adóazonosító száma
• különféle jogcímeken elszámolt személyi jövedelemadóköteles összegek
• levont személyi jövedelemadó előleg, társadalombiztosítási járulék összegei
• egyéb levonások
• szociális hozzájárulási adó és szakképzési hozzájárulás összege
• kifizetett összeg
• kifizetés kelte
• minden adat, ami a személyi jövedelemadó előleg és a fizetendő jövedelemadó megállapításához szükséges
• egyéni vállalkozóknak a vállalkozói kivéttel kapcsolatos adatai

7. Részletező nyilvántartás:

Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás)

Útnyilvántartást kell vezetni azokról a gépkocsikról, amiket a vállalkozó vagy a cég jövedelemszerző tevékenységéhez használ és költséget számol el rájuk. Megfelel a menetlevél vezetése is, ha a menetlevél tartalmazza a minimális tartalmi elemeket. Minden gépjárműről külön-külön kell nyilvántartást vezetni.

Útnyilvántartás minimális tartalmi elemei:

• gépjármű típusa
• forgalmi rendszáma
• alkalmazott fogyasztási norma
• kilométeróra állás minimum évente, de inkább havonta
• utazás időpontja
• utazás célja
• felkeresett partnerek megnevezése
• kilométer mennyisége
• tartalmazhatja az üzemanyag vásárlások időpontját és a vásárlások összegét is

8. Részletező nyilvántartás:

Hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott, átvett áruk nyilvántartása

A hitelbe vagy bizományba történő értékesítéskor átadott vagy átvett árukról átadás-átvételi bizonylatot kell kiállítani, amelyről mindkét félnek nyilvántartást kell vezetnie.

Az áru átvevője az ÁFA fizetés gyakoriságától függően időszakonként elszámol az átadóval a ténylegesen eladott árukról. Az átadó az eladott árukról számlát állít ki és a kiállított számla alapján módosítja mindkét fél a nyilvántartását.

Azokról az árukról, amiket az átvevőnek nem sikerült eladnia és ezért visszaadja az átadónak, ekkor ismét átadás-átvételi bizonylatot kell kiállítani, és ennek a bizonylatnak az adataival módosítja mindkét fél a nyilvántartását.

Hitelbe vagy bizományba történő értékesítés nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• „Átvételi elismervény bizományba (hitelbe) átadott árukról” megnevezés
• átadó neve, címe, adóazonosító száma vagy adószáma
• átvevő neve, címe, adóazonosító száma vagy adószáma
• átadott áru megnevezése, vámtarifaszáma, mennyisége, egységára, értéke
• átadás-átvétel dátuma
• elszámolás időpontja
• átadó és átvevő aláírása

9. Részletező nyilvántartás:

Egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartása

Itt kell nyilvántartani a vevőkövetelések és a szállító tartozások között nem szereplő összes követelést és kötelezettséget.

Egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• követelés vagy kötelezettség megnevezése, címzettje, kedvezményezettje
• követelés vagy kötelezettség kelte
• követelés vagy kötelezettség értéke
• kiegyenlítéskor be kell írni a nyilvántartásba a kiegyenlítés adatait és az alapnyilvántartásban fel kell tüntetni a befolyt bevételt vagy a kifizetett kiadást

10. Részletező nyilvántartás:

Selejtezési nyilvántartás

Az olyan készletek selejtezéséről, amelyek nem haladják meg az 50 eFt-ot jegyzőkönyv helyett elég nyilvántartást vezetni.

Ha a tárgyi eszköz, a nem anyagi javak vagy a készletek értéke az 50 eFt beszerzési értéket meghaladja, akkor selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni róluk, amiben le kell írni a selejtezés okát.

Selejtezési nyilvántartás minimális tartalmi elemei:

• selejtezés időpontja
• készlet megnevezése
• selejtezés oka
• kiselejtezett készlet mennyisége és szokásos piaci értéke

11. Részletező nyilvántartás:

Leltár

Minden év december 31-én – vagy a tevékenység megszűnése esetén a megszüntetés napján – a meglévő vásárolt és saját termelésű készleteket leltározni kell az alábbi csoportosításban:

• anyagok: alap-, segéd-, üzem- és fűtőanyag
• használatba nem vett eszközök: szerszám, műszer, berendezés, felszerelés, munkaruha, védőruha
• kisértékű (200 eFt alatti az értékük), használatba vett tárgyi eszközök
• áruk
• betétdíjas göngyölegek
• alvállalkozói teljesítmények
• saját termelésű készletek: befejezetlen termelés, félkész és késztermék

További kitételeket találhattok a Személyi jövedelemadó törvény 5. mellékletében a leltárral kapcsolatosan.

12. Részletező nyilvántartás:

Alvállalkozói nyilvántartás

Alvállalkozók nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• számla száma és kelte
• alvállalkozó neve, címe, adószáma
• számla végösszege
• levont adóelőleg összege
• kiegyenlítés dátuma, módja és összege

13. Részletező nyilvántartás:

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása

A szigorú számadású nyomtatványokról kötelező nyilvántartást vezetni. Az minősül szigorú számadású nyomtatványnak, amit a Számviteli törvény 168. §-a annak minősít.

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának minimális tartalmi elemei:

• nyomtatvány neve és számjele
• vásárlásának időpontja
• tömb vagy tömbök sorszáma (-tól, -ig)
• használatba vétel dátuma
• felhasználás dátuma
• selejtezés dátuma